Перевод документооборота в электронный вариант – первостепенная задача Правительства РФ. В связи с этим сдача отчетов, предоставление большинства государственных и муниципальных услуг происходит через специализированные сервисы. Для подтверждения подлинности виртуальных документов используется электронная цифровая подпись, порядок выдачи которой изменился с 1 сентября 2023 года.
Курбатова Екатерина, руководитель Центра сертификации Ростест Урал
Что такое электронная подпись и для чего она нужна
Электронная подпись (ЭП) представляет собой цифровое шифрование данных, которое используется для проверки подлинности, целостности документов, сообщений, другой информации, передаваемой или хранимой в электронной форме. Ее основная цель – обеспечить безопасность коммуникаций, сделав невозможным подделку, изменение или несанкционированное использование данных.
Основными преимуществами ЭП являются ее высокая надежность, юридическая значимость. Формирование осуществляется с помощью криптографии, что делает ее практически неподдельной, а ее юридический статус признается законодательством многих стран.
Цифровая подпись имеет широкий спектр применений в различных сферах жизни:
- В бизнесе позволяет совершать сделки, заключать договоры, оформлять юридические документы, подтверждать авторство, целостность деловой переписки. Она обеспечивает безопасность в финансовых операциях, защищает от мошенничества, помогает снизить риски для компаний.
- В государственной сфере используется для оформления цифровых документов, подачи отчетности, взаимодействия с государственными органами, участия в виртуальных голосованиях.
- В сфере личного использования позволяет безопасно отправлять, получать электронную почту, проводить онлайн-транзакции, оформлять цифровые документы.
Кроме этого, электронная цифровая подпись помогает сохранить конфиденциальность личной информации. Она также существенно упрощает процессы бюрократии, сокращает расходы на бумагу, экономит время.
Новые правила получения электронной подписи
С 1 сентября 2023 года вступили в силу новые правила получения электронной подписи. Соответствующие коррективы внесены в ФЗ от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» внесены Федеральным законом от 04.08.2023 №457-ФЗ. Необходимость изменений вызвано потребностью обеспечить большую безопасность, совершенствование процесса взаимодействия.
В соответствии с нововведениями, доверенные организации, уполномоченные выпускать сертификаты ЭП, прекратили выдачу квалифицированных ЭП сотрудникам организаций, индивидуальных предпринимателей. Цифровые коды, выданные ранее, теряют юридическую силу с 1.09.2024 г., а вместо них служащие обязаны использовать личные ЭП, заверенные машиночитаемой доверенностью (МЧД).
Последний документ представляет собой дубликат обычной доверенности в электронном формате, которая содержит данные о доверенном лице, его должностных обязанностях, компетенции, а также доверителе, от лица которого он осуществляет те или иные действия. Машиночитаемая доверенность составляется в специальной форме, использовать ее можно из программного обеспечения, предназначенного для ведения бухгалтерского или фискального учета. Заверяет ее директор организации или индивидуальный предприниматель своей ЭП.
Еще одним изменением становится возможность удаленного приобретения электронной подписи в персональном кабинете налоговой службы, через сервис Государственных услуг и только, если у руководителя предприятия или ИП есть функционирующий сертификат усиленной квалифицированной ЭП ФНС, при этом основная информация о предприятии не менялась. Это упрощает процесс для пользователей, позволяет сэкономить время и силы на личное обращение.
На данный момент потребуется МЧД двух видов: для взаимосвязи с государственными органами и для обмена документацией между предприятиями. Однако со временем будет создана универсальная доверенность. Оформив МЧД, следует отправить ее в налоговую службу через информационную систему. После этого соответствующие сведения о доверенности появятся в Едином реестре.
Введение новых правил получения ЭП с 1 сентября 2023 года направлено на повышение безопасности, эффективности электронного взаимодействия. Оно обеспечивает организованность процесса, предупреждает злоупотребление ЭП, обеспечивает надежность использования.